Message from the Head of School – Financial Planning for COVID-19 Current Status

  • [Vui lòng đọc bản Tiếng Việt bên dưới]

  • [ 해주시기 바랍니다 ]

  • [日本語は下にスクロールしてください]

Dear Parents,

This week I shared with the community more details about how the School is managing our financial planning in response to the crisis and supporting our families as we look forward to a different 20-21 academic year and beyond.

I would like to share today the information in translation for our three largest, non-native English speaking, national groups in Vietnamese, Korean and Japanese.

As you know the school operates as a not-for-profit in Vietnam and our only source of revenue is tuition and fees. We operate with a modest annual surplus which serves to build a limited reserve fund. Our budget, based on projected enrollment, is planned almost one year ahead to respect the global recruitment process and to ensure we can contract to hire the very best teachers for your children. Our budget for next year was established in September 2019 and hiring for 2020-2021 was complete by December 2019, based on enrollment remaining stable at 1,145.

From our recent re-enrollment survey, our community has indicated that we could be facing up to a 25% reduction in enrollment as employers plan new global strategies for our expat families. Of course there is great uncertainty around any data that we are able to gather at this time, but with responsibility to both our families and our faculty and staff we need to ensure that we are ready for a number of different scenarios.

We understand that this crisis has also hit many of our locally based families and we are working hard to support and find solutions, which during a time of great uncertainty and extended crisis is extremely challenging. As the Board already announced last month the School will freeze tuition fees for next academic year, offer a month-long summer programme free of charge and create a Financial Aid Programme.

Sadly we have also started to plan for the inevitable impact on staffing for next year, and this week we had the difficult task of informing 10 teachers that were expecting to join UNIS Hanoi next year that their positions have been removed. We have also reduced staffing by re-assigning leadership responsibilities for next year and in addition, once students are fully back on campus staffing costs for distance learning provision will be reduced. 

Planning staffing for reduced enrollment and maintaining programme quality is a very fine balance and this will be under constant review as we continue to tighten cost controls and ensure responsible fiscal management at a time of crisis.

Last week a group of parents met with me and the Board of Directors to better understand the School’s fiscal planning with regards specifically to refunding tuition and capital fees commensurate with days off-campus.

I would like to take this opportunity to share more broadly the information that we shared with them in the form of Questions & Answers below.

How is the Board making financial decisions during this unusual and challenging time?

The Board is responsible for protecting the fiscal health and long-term sustainability of the school, basing its decisions on the mission and values of the school. Its duty is to think about the school’s future. As the Board makes decisions during this pandemic, a top consideration is the unprecedented uncertainty about how public health and government decisions may impact the school’s activities and enrollment into the next school year and beyond. UNIS’ Board and leadership team are committed to sustaining the school’s quality, diversity and identity as an UN School. Thus, we will seek, as much as possible, to retain teachers and staff, preserve our educational programme and learning activities, and continue investing in regular maintenance and urgently needed facilities. UNIS is also committed to ensuring diversity through the 20% nationality cap for certain nationality groups. The Board intends to safeguard our students’ educational experience and the school’s reputation by using reserves, if necessary, to maintain these priorities through any short-term financial difficulty.    

Can you provide an overview of the school’s financial picture?

As a not-for-profit school, UNIS relies on revenue from tuition—approximately $29,000,000 USD—to pay our operating expenses. Salaries and benefits make up 75% of the school’s operating costs. The remaining 25% covers programmatic costs (e.g., instructional materials, supplies, trips), maintenance and facility costs (e.g., repairs, electricity), and office supplies and materials. The vast majority of our expenses have been unchanged by the move to distance learning this spring.

What financial accommodations has the school made for school families due to the COVID-19 situation?

  • Refunds to school families have been made for ASA’s, Community Programs, and transportation costs.
  • Our Summer Programme will be offered free of charge to enrolled families.
  • The tuition increase that was set to take effect next year has been reversed, freezing tuition at 2019 – 2020 levels.
  • We have created a financial aid programme for both the 2019 – 2020 and 2020 – 2021 school years.
  • We are working on payment plans with individual families experiencing financial hardships due to COVID-19.
  • We are allowing extended time for families to make decisions about re-enrollment.
  • We have offered families greater flexibility with respect to Q4 withdrawals, and families needing to withdraw in Q4 have been offered confirmed places for 2020 – 2021.

Why did the school decide to offer a financial aid programme, and what will it look like?

Over the past three months, a number of families, representing more than 45 of our students, have reached out to the school for financial aid/support due to the impact of COVID-19. These families do not have alternative, affordable educational opportunities for their children in Vietnam. A financial aid programme is a response to this need and aligns with our mission, values of community and responsibility, and UN connection. The Board has dedicated up to $700,000 USD per year to this programme. Families will need to go through an application process to determine who is eligible for assistance. More details will be communicated soon to the whole community. 

What additional costs are being incurred due to the school closure?

In addition to the cost of the new financial aid programme, UNIS is incurring significant unplanned expenses due to COVID-19. The school absorbed a portion of the cost of refunding ASA’s, Community Programmes and cancelled tournaments because some third parties would not refund our deposits and other prepaid expenses. Costs of the free Summer Programme will be borne by the school this year, when those costs are usually covered by associated fees. There have been some additional costs in our technology infrastructure and technology software and hardware to support the distance learning programme. As we prepare to reopen campus, we must pay for unbudgeted materials and labour to meet new health and safety requirements. 

What actions has the school taken to reduce expenses for the current year (2019 – 2020) due to campus closure?

When the government ordered campuses closed, we acted quickly to reexamine expenses for the remainder of the school year, while striving to preserve the quality of our programme and protect the dedicated employees who deliver on our educational promise. The budget for instructional supplies was frozen, with the exception of expenses related to distance learning. (However, considerably more than half the budget for supplies was spent in the first semester because most supplies are ordered at the start of the school year.) Once extended campus closure was announced, our security and janitorial contracts were reduced, and some support staff was placed on leave. While simultaneously reducing costs, we also worked with our subcontractors to ensure that all personnel received the appropriate social benefits during this period of time. 

Why are teachers being paid at a full-time rate?

Teachers have been working full-time during distance learning to provide a robust programme that ensures students continue to learn during campus closure. In fact, many teachers are working even longer hours than usual to develop creative and engaging lessons and to stay connected with their students. For other educational staff, full-time work continues because their roles have changed to meet the needs of individual students and our evolving programme.  

How are support staff being impacted?

Many operations at the school have continued during campus closure. For example, the business office, HR office and admission office are fulfilling all of their responsibilities remotely. Where jobs are not needed during campus closure, staff have been placed on leave, which aligns with Vietnamese labour law and is recommended before downsizing. This approach also ensures we have staff available to re-open school as quickly and efficiently as possible when the time comes. 

Why is the capital fee required when students are not on campus?

Capital revenue supports both capital items within the educational programme and the sustainability of campus facilities. It does not cover the day to day operations of the facilities. Currently, our capital revenue covers loan payments from the campus development project completed in 2017; instructional materials and classroom equipment that needs to be replaced from time to time (e.g., desks, chairs, musical instruments, science equipment) and major repairs and upgrades to our facilities. We incur capital expenses even when students are not on campus. This summer, a significant amount will be spent on an improved classroom ventilation system that ensures appropriate AQI levels in all classrooms. Capital fees are a fixed amount per year irrespective of when a family arrives or leaves UNIS within a school year. Current students benefit from the capital contributions of past families, and future students will benefit from the investment of current families. 

What is the expected enrollment for 2020 – 2021?

The original budget for 2020 – 2021 was developed on an enrollment figure of 1145 [our current number]. Typically at this time of year, we can fairly accurately predict re-enrollment numbers. Due to the impact of COVID-19, this year is different. Some families withdrew for the fourth quarter, and 15% of families that were expecting to re-enroll are now uncertain. We are seeing the same level of uncertainty with new applicants. As a result, we are planning for the possibility of a decrease in enrollment for the 2020 – 2021 year. In financial terms, a 5% drop in enrollment would result in a revenue loss of 1,450,000 USD, which would necessitate some belt-tightening, and a 10% drop in enrollment would require more significant restructuring of faculty and staff. Discussions are underway about how we might reduce costs to mitigate any enrollment drop, although much would depend on which grade levels were most impacted. At the same time, we continue targeted marketing and outreach to families in the waitpool in hopes that fall enrollment will be full.

Does UNIS have financial reserves?

The school has modest reserves, which will help safeguard against some of the many uncertainties associated with COVID-19. Currently School policy indicates that an appropriate reserve for the sustainability of the School is equivalent to 25% of our annual operating costs. The School has not yet met this target. 

Is UNIS working with other schools during COVID-19 to ensure a high quality distance learning programme and to support students and families?

Collaboration has always been a hallmark of UN schools and the independent school community in Vietnam [and Asia]. During COVID-19, there has been even greater sharing of ideas, solutions, and resources. UNIS is continuously benefiting from lessons learned by our colleagues around the globe, as they are learning from us. The School has also implemented processes and taken significant steps to assess student progress during distance learning. That is why we can say with confidence that our students’ learning has continued unabated during this unprecedented situation. 

What are the challenges facing the school in planning for 2020 – 2021?

Uncertainty is the biggest challenge. Last week, we began planning in three areas: annual calendar, events calendar and opening school from a programmatic perspective. As we make our decisions, we will share them with our community. 

We have also begun to look closely at staffing for the upcoming school year and will be reducing teaching faculty and staff, reducing salaries and benefits and renegotiating a number of contracts. 

Yours Sincerely,
Jane McGee





Kính gửi Quý phụ huynh,

Tuần này tôi đã chia sẻ với Quý phụ huynh cụ thể hơn về cách thức mà Nhà trường quản lý và hoạch định kế hoạch tài chính trong tình hình khủng hoảng cũng như hỗ trợ các gia đình hướng tới năm học 20-21 và những năm tiếp theo.

Hôm nay, tôi mong muốn được chia sẻ với quý vị thông tin này được dịch ra 3 thứ tiếng cho ba nhóm cộng đồng không nói tiếng Anh, lớn nhất tại trường là Việt Nam, Hàn Quốc và Nhật Bản.

Như quý vị đã biết, Nhà trường chúng ta là trường học không vì lợi nhuận tại Việt Nam và nguồn thu duy nhất của trường là học phí và các phụ phí. Nhà trường hoạt động trên một khoản thặng dư khiêm tốn hàng năm được đưa vào một Quỹ dự phòng rủi ro hữu hạn. Ngân sách của trường, dựa trên số lượng học sinh theo học dự kiến hàng năm, được hoạch định một năm trước đó để đảm bảo quy trình tuyển dụng giáo viên quốc tế cũng như đảm bảo rằng Nhà trường sẽ tuyển được những giáo viên tốt nhất cho các học sinh của chúng ta. Ngân sách cho năm học sau đã được quyết định vào tháng 9 năm 2019 và việc tuyển dụng cho năm học 2020-2021 đã được hoàn thành vào tháng 12 năm 2019, dựa trên số lượng dự kiến là 1,145 học sinh. 

Kết quả của bản khảo sát về việc quay lại trường năm học tới cho thấy chúng ta sẽ đối mặt với việc giảm 25% số lượng học sinh do người sử dụng lao động đã đưa ra những chiến lược mang tính toàn cầu mới cho các gia đình người nước ngoài đang có con em học tập tại trường. Dĩ nhiên các số liệu thống kê mà chúng ta có được vào thời điểm này là không chắc chắn, nhưng Nhà trường cần chuẩn bị cho những phương án khác nhau để đảm bảo trách nhiệm với các gia đình, cũng như giáo viên và nhân viên đang làm việc tại trường.

Nhà trường hiểu rằng cuộc khủng hoảng này cũng gây ảnh hưởng đến nhiều gia đình sinh sống tại Việt Nam và chúng tôi đang làm việc không ngừng nghỉ để hỗ trợ và tìm kiếm các giải pháp. Tuy nhiên do tính bất định của tình hình hiện tại và khả năng khủng hoảng kéo dài, nên việc tìm kiếm các giải pháp là một thử thách lớn đối với Nhà trường. Như Hội đồng quản trị đã thông báo vào tháng trước, Nhà trường sẽ không tăng học phí vào năm học tới, tổ chức miễn phí chương trình học hè kéo dài một tháng và xây dựng chương trình Hỗ trợ tài chính.

Rất đáng tiếc là Nhà trường đã phải bắt đầu lên kế hoạch cho những thay đổi không nhỏ về nhân sự cho năm học sau. Cụ thể là trong tuần này, chúng tôi đã thực hiện một nhiệm vụ khó khăn là thông báo với 10 giáo viên dự kiến sẽ tham gia UNIS Hà Nội vào năm học tới rằng vị trí của họ đã bị cắt giảm. Chúng tôi cũng cắt giảm nhân sự bằng việc phân bổ lại trách nhiệm trong đội ngũ lãnh đạo cho năm học sau. Và thêm vào đó, khi tất cả các em học sinh quay trở lại trường, thì chi phí nhân sự tạm thời cho việc học trực tuyến sẽ giảm đi. 

Việc điều chỉnh kế hoạch nhân sự trong thời điểm số lượng học sinh giảm mà vẫn đảm bảo chất lượng của chương trình là không hề dễ dàng. Nhà trường sẽ liên tục cân nhắc về nhân sự khi chúng ta sẽ phải thắt chặt chi tiêu và đảm bảo quản lý tài chính một cách có trách nhiệm tại thời điểm khủng hoảng hiện nay. 

Một nhóm phụ huynh học sinh gặp tôi và Hội đồng quản trị (HĐQT) vào tuần trước để hiểu hơn về kế hoạch tài chính của Nhà trường liên quan trực tiếp tới việc yêu cầu Nhà trường hoàn trả tiền học phí và tiền xây dựng trường cho khoảng thời gian trường phải tạm đóng cửa.

Tôi muốn nhân cơ hội này chia sẻ với cộng đồng Nhà trường thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ với nhóm phụ huynh này thông qua những Hỏi Đáp dưới đây.

Cách thức mà Hội đồng quản trị đưa ra các quyết sách tài chính là như thế nào trong bối cảnh có nhiều thách thức và bất thường như hiện nay?

 HĐQT chịu trách nhiệm đảm bảo tình trạng tài chính an toàn và tính bền vững lâu dài của nhà trường, dựa trên những quyết định của mình về sứ mệnh và giá trị của trường. Nhiệm vụ của HĐQT là hoạch định cho tương lai của nhà trường. Khi HĐQT đưa ra các quyết định trong giai đoạn đại dịch này, điều cân nhắc đầu tiên là sự không chắc chắn chưa từng có về việc các quyết định của chính phủ và y tế công cộng có thể tác động ra sao đến các hoạt động của trường cũng như tình hình tuyển sinh của năm học tới và sau này. HĐQT và Ban lãnh đạo nhà trường cam kết giữ vững chất lượng giáo dục, tính đa dạng và bản sắc của một ngôi trường Liên hợp quốc. Do vậy, chúng tôi sẽ nỗ lực hết sức để giữ chân đội ngũ giáo viên và nhân viên, bảo toàn chương trình giảng dạy cũng như các hoạt động học tập, đồng thời tiếp tục đầu tư cho công tác bảo trì bảo dưỡng cơ sở vật chất định kì và khẩn cấp. UNIS cũng cam kết đảm bảo tính đa dạng qua chính sách quy định hạn mức mỗi quốc tịch không quá 20%. HĐQT nỗ lực đảm bảo cho trải nghiệm học tập của học sinh và danh tiếng của nhà trường bằng cách sử dụng quỹ dự phòng khi cần thiết để duy trì các ưu tiên này thông qua các khó khăn tài chính trong ngắn hạn.

Nhà trường có thể đưa ra một cái nhìn toàn cảnh về bức tranh tài chính của trường?

Là một ngôi trường hoạt động không vì lợi nhuận, UNIS phụ thuộc vào nguồn thu từ học phí – khoảng 29 triệu USD hàng năm – để trang trải cho các khoản chi phí hoạt động. Lương và phúc lợi cho nhân viên chiếm 75% tổng chi phí hoạt động của trường. 25% còn lại là để trang trải cho các chi phí liên quan đến giảng dạy (ví dụ tài liệu, giáo cụ giảng dạy, các chuyến đi của học sinh), chi phí bảo trì và vận hành cơ sở vật chất (ví dụ sửa chữa, tiền điện), và các máy móc thiết bị văn phòng. Trong thời gian chuyển sang học từ xa vừa qua, phần lớn các chi phí không biến động đáng kể.

Nhà trường đã có những quyết sách tài chính nào dành cho các gia đình trong bối cảnh COVID-19?

  • Hoàn trả các gia đình những khoản phí liên quan đến chương trình ngoại khóa ASA, chương trình cộng đồng, chi phí vận chuyển
  • Chương trình Hè sẽ được tổ chức miễn phí cho các gia đình tiếp tục theo học năm tới
  • Thay đổi quyết định tăng học phí cho năm học tới vốn đã được thông qua trước đây, giữ nguyên học phí năm sau ở mức hiện nay của năm học 2019-20.
  • Tạo lập chương trình hỗ trợ tài chính cho cả năm 2019-20 và năm 2010-21.
  • Nhà trường đang lên kế hoạch chi trả đối với những gia đình bị khó khăn tài chính do đại dịch COVID-19 mang lại.
  • Nhà trường cho phép kéo giãn thời gian cho các gia đình ra quyết định về việc xác nhận tiếp tục đăng kì học cho năm học tới.
  • Nhà trường có những linh động trong khả năng có thể đối với việc rút đăng kí học cho Quý 4, và các gia đình đã xác nhận chỗ cho năm học 2020-21 nhưng cần phải rút đăng kí học trong Quý 4.

Tại sao nhà trường quyết định đưa ra chương trình hỗ trợ tài chính, và chương trình này sẽ như thế nào?

Trong 3 tháng qua, có một số gia đình, đại diện cho hơn 45 học sinh, đã liên lạc với nhà trường với đề nghị được hỗ trợ tài chính do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 mang lại. Những gia đình này không có những lựa chọn giáo dục nào khác trong khả năng của họ ở Việt Nam cho con mình. Vì vậy chương trình hỗ trợ tài chính này nhằm đáp ứng nhu cầu đó, nó cũng phù hợp với sứ mệnh, giá trị vì cộng đồng và có trách nhiệm, và mối liên hệ với Liên hợp quốc của trường chúng ta. HĐQT đã quyết định giành 1 khoản ngân sách 700,000 USD một năm cho chương trình này. Các gia đình sẽ phải trải qua một quy trình nộp đơn để xác định gia đình nào đủ điều kiện nhận hỗ trợ. Thông tin chi tiết sẽ được công bố rộng rãi cho toàn cộng đồng trường trong thời gian tới.

Có những chi phí gì phát sinh trong thời gian nhà trường đóng cửa?
Ngoài chi phí cho chương trình hỗ trợ tài chính mới, nhà trường có khá nhiều khoản chi ngoài kế hoạch do dịch COVID-19. Một phần đáng kể của việc hoàn phí các Chương trình Ngoại khóa, các lớp học của Chương trình Cộng đồng và các giải thi đấu bị hủy được lấy từ ngân sách nhà trường, do các bên cung cấp dịch vụ thứ ba từ chối hoàn trả các khoản đặt cọc và trả trước. Mọi năm học phí Chương trình Mùa hè đủ để chi trả cho chi phí của chính Chương trình. Năm nay nhà trường quyết định cung cấp Chương trình Mùa hè miễn phí. Các chi phí của Chương trình Mùa hè 2020 sẽ do ngân sách nhà trường chi trả. Một số chi phí phát sinh để nâng cấp hạ tầng công nghệ và phần mềm để hỗ trợ Chương trình Học từ xa. Khi được hoạt động trở lại, có thêm một số chi phí về cơ sở vật chất và nhân công phát sinh nhằm đáp ứng những quy định mới về an toàn và sức khỏe của cộng đồng. 

Khi tạm đóng cửa, nhà trường đã làm gì để giảm chi phí của năm học này (2019-2020)?
Ngay khi có quyết định yêu cầu đóng cửa trường để phòng chống dịch COVID-19, ngay lập tức nhà trường đã rà soát lại các chi phí cho thời gian còn lại của năm học, đồng thời cố gắng duy trì chất lượng của chương trình học, đảm bảo có đủ giáo viên, nhân viên toàn tâm toàn ý thực hiện chương trình. Nhà trường phong tỏa ngân sách chi cho tư liệu giảng dạy trừ những khoản chi phục vụ chương trình Học từ xa. (Tuy nhiên, hơn 50% của ngân sách này đã được chi trong nửa đầu của năm học cùng với các đợt đặt hàng đầu năm). Ngay khi nhận thấy việc đóng cửa trường có thể kéo dài, nhà trường cắt giảm hợp đồng dịch vụ an ninh và vệ sinh, một số nhân viên hỗ trợ được yêu cầu nghỉ theo chế độ. Song song với việc tìm cách giảm chi phí, nhà trường cũng làm việc với các công ty cung cấp dịch vụ cho trường để đảm bảo nhân viên trong hợp đồng thầu phụ vẫn được hưởng phúc lợi phù hợp trong thời gian này. 

Vì sao lương giáo viên không bị giảm trừ trong thời gian nghỉ vì dịch?
Trong thời gian nhà trường đóng cửa vì dịch toàn bộ giáo viên vẫn làm việc toàn thời gian để cung cấp Chương trình Học từ xa. Chương trình Học từ xa là một chương trình toàn diện, đảm bảo việc học của học sinh không bị gián đoạn dù không thể đến trường. Trên thực tế, để đảm bảo chất lượng Học từ xa giáo viên đã làm việc nhiều hơn bình thường nhằm tái cơ cấu chương trình, tìm tòi những phương thức chuyển tải mới để học sinh vẫn tiếp thu kiến thức, kỹ năng dù không đi học ở trường. Thời gian này, những nhân viên không tham gia giảng dạy của trường vẫn tiếp tục làm việc toàn thời gian với chức năng, nhiệm vụ được điều chỉnh để hỗ trợ học sinh thích ứng tốt nhất khi chuyển sang Học từ xa. 

Nhân viên hỗ trợ hoạt động của trường bị ảnh hưởng như thế nào?
Nhà trường vẫn tiếp tục hoạt động trong thời gian đóng cửa. Chẳng hạn như Phòng Tài chính, phòng Nhân sự, phòng Tuyển sinh vẫn làm việc toàn thời gian từ xa. Theo hướng dẫn của Luật Lao động, trước khi cắt giảm nhân sự, nhà trường thỏa thuận với những nhân viên có chức năng, nhiệm vụ không cần thiết trong thời gian đóng cửa trường tạm nghỉ làm việc và trừ vào số ngày nghỉ phép hàng năm. Nhờ vậy nhà trường vẫn có đầy đủ nhân viên và đã có thể hoạt động trở lại ngay khi điều kiện cho phép.

Tại sao không giảm trừ phí xây dựng trường cho thời gian học sinh không đến trường?
Nguồn thu từ phí xây dựng trường được sử dụng cho chi phí cố định của chương trình học cũng như duy trì cơ sở vật chất của trường. Chi phí biến đổi cho hoạt động hàng ngày của nhà trường không lấy từ nguồn thu từ phí xây dựng trường. Hiện nay phí xây dựng trường được dùng để chi trả gốc và lãi của khoản tín dụng đầu tư xây dựng dự án mở rộng trường từ năm 2017; tài liệu dạy và học; thay thế trang thiết bị trong lớp học khi đến hạn (ví dụ bàn, ghế, nhạc cụ, dụng cụ khoa học); sửa chữa lớn và nâng cấp cơ sở vật chất. Những chi phí này không giảm đi dù học sinh không đến trường. Một phần lớn phí xây dựng trường năm nay sẽ được sử dụng để nâng cấp hệ thống thông gió nhằm đảm bảo chất lượng không khí trong phòng học. Phí xây dựng là một khoản thu cố định hàng năm, không phụ thuộc vào thời gian nhập học hay chuyển trường của học sinh trong năm học đó. Học sinh hiện tại của trường sử dụng cơ sở vật chất có được từ nguồn thu phí xây dựng của học sinh những năm trước đó, tương tự trong tương lai, học sinh tiếp tục được sử dụng cơ sở vật chất có được từ nguồn thu phí xây dựng hiện nay. 

Dự kiến tình hình tuyển sinh cho năm 2020-2021 như thế nào?
Trước khi dịch bệnh xảy ra, ngân sách dự kiến của năm 2020-2021 được xây dựng dự trù cho 1.145 học sinh (con số hiện tại). Thông thường, tại thời điểm này hàng năm nhà trường đã có thể dự đoán khá chính xác số lượng học sinh của năm tiếp theo. Tuy nhiên do ảnh hưởng của dịch bệnh, hiện nay vẫn chưa thể dự đoán số lượng học sinh của năm 2020-2021. Nhiều gia đình đã phải thay đổi kế hoạch và về nước từ cuối tháng Ba, 15% số gia đình vốn dự định tiếp tục học năm 2020-2021 hiện nay chưa khẳng định được việc có ở lại Việt Nam hay không. Một số lượng tương đương các gia đình vốn có dự định nhập học đầu năm 2020-2021 hiện không còn chắc chắn về kế hoạch của họ. Về mặt tài chính, khi số lượng học sinh giảm 5%, doanh thu sẽ giảm 1.450.000 USD và nhà trường phải bắt đầu thắt chặt chi tiêu trong năm học đó. Khi số lượng học sinh giảm 10% nhà trường sẽ phải bắt đầu cắt giảm giáo viên và nhân viên. Nhà trường vẫn đang tiếp tục tính toán điều chỉnh cắt giảm chi phí để đảm bảo chất lượng dù lượng học sinh giảm. Điều này cũng phụ thuộc nhiều vào khối lớp nào không tuyển đủ được học sinh. Cùng lúc này, nhà trường tiếp tục đẩy mạnh marketing tuyển sinh tới những đối tượng có đủ điều kiện trong danh sách chờ với hy vọng sẽ tuyển đủ học sinh trước khi năm học 2020-2021 bắt đầu.

Nhà trường có quỹ dự phòng hay không?
Nhà trường có dự phòng vừa đủ để đối phó với một số trong nhiều biến cố liên quan đến dịch COVID-19. Theo quy định hiện hành số dư quỹ dự phòng cần thiết để duy trì Trường là 25% chi phí hoạt động năm. Nhà trường chưa đạt được mục tiêu này. 

UNIS Hà Nội có hợp tác với các trường trong khu vực để đảm bảo chất lượng dạy và học từ xa tốt nhất cho học sinh và gia đình các em?
Hợp tác cùng phát triển là một điểm mạnh của các trường Liên Hợp Quốc cũng như của cộng đồng trường học độc lập ở Việt Nam (và toàn châu Á). Hoạt động hợp tác, chia sẻ sáng kiến, giải pháp, tài nguyên càng được đẩy mạnh hơn trong tình hình dịch bệnh COVID-19. UNIS Hà Nội không ngừng cải thiện nhờ tham khảo từ các tổ chức giáo dục trên thế giới, cũng như chia sẻ hợp tác với các tổ chức này. Nhà trường cũng phát triển được nhiều phương pháp để đánh giá quá trình học tập của học sinh trong thời gian Học từ xa.  Vì vậy nhà trường hoàn toàn tự tin tuy học sinh không đến trường nhưng quá trình học của các em không bị gián đoạn. 

Nhà trường đang đứng trước những khó khăn gì khi lập kế hoạch cho năm 2020 – 2021?
Tình hình không chắc chắn, không rõ ràng là khó khăn lớn nhất. Nhà trường đang bắt đầu lập kế hoạch trên ba mảng lớn là lịch năm học, lịch sự kiện và thời điểm bắt đầu năm học với nhiều kịch bản khác nhau và sẽ chia sẻ với cộng đồng ngay khi có thông tin cụ thể.

Nhà trường cũng tiếp tục đánh giá tình hình nhân sự và dự tính sẽ cắt giảm số lượng giáo viên, nhân viên, cắt giảm lương và phúc lợi cũng như thương thảo lại một số hợp đồng đã ký. 

Jane McGee



이번 주, 여러분들께 학교가 위기에 대응하기 위해 어떻게 재무 계획을 관리하는지 알려드렸습니다. 재무 관리를 통해 보다 나은 20-21 학년도를 위해 가족 여러분들을 어떻게 지원할 수 있는지 살피고 있습니다.

오늘 이 안내문을 통해 학교내 가장 큰, 비영어권 커뮤니티인 베트남, 한국, 일본 가족분들께 몇가지 사항을 알려드리고자 합니다.

아시다시피, 학교는 베트남 내에서 비영리 단체로 운영되고 있습니다. 학교의 유일한 수입원은 수업료와 수수료입니다. 한정된 연간 잉여금으로 학교가 운영되며 예비 기금을 충당하나 이는 매우 제한적입니다. 저희 예산은, 입학금을 예상으로 하며 1년 전을 기준으로 합니다. 자녀를 위한 최고의 교사를 고용하는데는 국제적으로 1년이 소요되기 때문입니다. 내년도 예산은 2019 년 9 월에 등록 기준을 따르며 2019 년 12월까지 1,145 학생들이 안정적으로 등록 및 유지됨에 따라 내년도 2020-21년 채용 또한 완료되었습니다.

최근에 실시한 재등록 의사 설문조사에 따르면, 저희 커뮤니티가 25%가량 감소할 수 있음을 알았습니다. 이는 새로운 국제 국면에 따라, 회사원 등으로 고용된 국제가족 여러분들의 계획이 새로운 국면을 맞았기 때문입니다. 물론, 이 데이터들을 전적으로 믿을 수 없다는 것을 잘 알고 있습니다. 현 상황에서 취합할 수 있는 데이터는 매우 불확실하지요. 하지만 가족여러분들과, 교직원들을 위해 저희는 다양한 시나리오에 모두 대응할 준비가 되어있어야 합니다. 

지역사회을 기반으로 하고 계신 많은 가족 여러분들께 이번 위기가 치명타임을 저희는 잘 이해하고 있습니다. 여러 지원 및 해결 방법을 찾기 위해 열심히 노력하고 있는 것은 현상황이 유발하는 불확실성과 위기의 확대 때문입니다. 이사회가 지난 달에 이미 알려드린 것처럼, 내년도 학비는 동결되며, 한달 동안의 여름 프로그램이 무료로 운영되고, 학비 일부 보조 프로그램이 운영됩니다.

안타깝게도, 현 사태는 내년도 교직원 채용계획에도 영향을 끼칩니다. 이번주, 학교는 내년도에 합류하기로 되어있는 교사 10인에게 채용취소 통보를 내려야만 했습니다. 내년도 직원들도 업무/역할 재배치를 통해 감소될 예정입니다. 또한, 학생들이 전원 캠퍼스에 복귀하면 원격 지원을 부서도 축소됩니다.

학생 등록은 감소되지만 프로그램 품질은 유지하는 와중에 교직원 배치를 계획하는 것은 매우 정밀하게 균형을 맞춰나가야합니다. 이 결정들은 타이트한 비용관리와 위기상황 속 회계관리를 위해서 지속적으로 리뷰될 예정입니다.

지난 주 학부모님들 일원이 저와 이사회와 미팅을 가졌습니다. 학교 재무계획에 이해를 위한 만남 이었고 특히 수업이 없던 일수의 학비 환불에 관한 내용이 중점적이었습니다.

이 기회를 통해서, 미팅이 공유된 질문과 대답을 아래와같이 보다 많은 분들께 알려드리고자 합니다.

이사회는 이 특수하고 어려운 시기에 어떻게 재정 결정을 내립니까?

이사회는 재정상 건전성과 지속가능성에 책임이 있습니다. 결정은 학교의 미션과 가치에 기반을 바탕에 둡니다. 또한 학교의 의무는 학교의 미래를 고려하는 것이기에, 바이러스 기간 동안 이전 전례에 없는 미래 불확실성이 가장 크게 고려되어야 했습니다. 공중보건 및 정부의 결정이 어떻게 학교 활동에 영향을 미칠지, 또 그 결정이 내년도와 그 이후의 입학 등록에 어떤 영향을 미칠지 등입니다. UNIS 이사회와 리더십팀은 UN 학교로서의 품격과, 다양성과, 정체성 유지에 헌신하고 있습니다. 따라서, 가능한 최대로, 선생님들과 직원을 유지하고, 교육 프로그램을 보존하고, 정기적인 유지관리 및 긴급하게 필요한 시설에 계속 투자를 해야합니다. UNIS는 또한 특정 국적이 20%를 넘지 않도록 하여 다양성을 보장하기 위해 노력하고 있습니다. 이사회는 필요할 경우 모둔 단기 재정 위기에 예비재정을 사용하여 이러한 우선순위를 유지함으로써 학생들의 교육적 경험과 학교 명성을 보호할 것입니다.

학교의 재무 상황에 대한 전반개요를 제공해줄 수 있습니까?

비영리 학교인 UNIS는 운영 비용을 위해 학비 수입 (약 $ 29,000,000 USD)에 의존합니다. 급여와 수당은 학교 운영 비용의 75 %를 차지합니다. 나머지 25 %에는 프로그래밍 비용 (예 : 교육 자료, 소모품, 여행), 유지 보수 및 시설 비용 (예 : 수리, 전기) 및 사무용품 및 재료를 포함됩니다. 이 비용의 대부분은 올 봄 원격 학습으로 변경되어 지출되었기에, 큰 변경은 없습니다.

COVID-19 상황에서 학교는 학교 가족을 위해 어떤 재정적 편의를 제공 했습니까?

  • 가정으로의 환불은 ASA, 지역 사회 프로그램 및 교통비로 진행되었습니다.
  • 여름 프로그램이 등록한 가정에 대해 무료로 진행됩니다.
  • 내년도에 인상 예정이었던 학비가 이번년도 수준에서 동결됩니다.
  • 2019 – 2020 및 2020 – 2021 학년도를 위한 재정 일부 지원 프로그램을 만들었습니다.
  • COVID-19로 인해 재정적 어려움을 겪고있는 가족에게 지급 계획을 진행하고 있습니다.
  • 내년도 등록을 위해 보다 충분한 시간을 드릴 예정입니다.
  • 4분기에 수업철회를 하는 가족 여러분들께 융통성을 보여드렸습니다. 4분기 수업철회 하는 가족 여러분들은 내년도 2020-2021년도 입학 우선 예정자로 배치할 계획입니다.

학교가 재정 지원 프로그램을 제공하기로 결정한 이유는 무엇이며자세한내용은어떻게됩니까?

지난 3개월간, 45명 이상의 가정들이 COVID-19 의 영향으로 인한 학교의 재정지원을 문의해왔습니다. 이 가정들은 다른 대안이 없는 가족들입니다. 자녀의 학습을 위한 감당 가능한 교육기회가 없습니다. 재정 지원 프로그램은 이러한 요구에응답할예정입니다. 학교의 사명, 지역 사회를 위한 책임과 가치, 또 UN과의 연결고리에 부응하기 위함입니다. 이사회는 재정지원에 연간 최대 $700,000 USD를 배정했습니다. 신청 절차를 거쳐 프로그램 해당 자격을 검토할 예정입니다. 자세한 내용은 곧 전체 커뮤니티에 전달 될 것입니다.

학교 개학연기로 인해 어떤 추가 비용이 발생합니까?

UNIS는 새로운 재정 지원 프로그램 비용 외에 COVID-19로 인해 계획되지 않은 상당한 비용이 발생하고 있습니다. ASA, 커뮤니티 프로그램 및 토너먼트 취소 비용의 일부는 제 3자와 진행되고, 제 3자가 보증금 및 기타 선불 비용을 환불해주지 않아 학교는 비용 회수를 하지 못합니다. 무료 여름 프로그램 비용은 올해 학교에서 부담합니다. 이러한 비용은 일반적으로 관련 비용(associated fee)으로 처리됩니다. 원격 교육 프로그램을 지원하기 위해 기술 인프라와 기술 소프트웨어 및 하드웨어에 추가 비용이 발생했습니다. 캠퍼스 입학재개를 준비 할 때 건강 및 안전 요구 사항을 새로이 충족시키기 위해 예산을 책정시 없었던 재료비와 노동 비용을 지불해야합니다.

캠퍼스 입학연기로 인한 올해 (2019-2020)의 비용을 줄이기 위해 학교는 어떤 조치를 취했습니까?

정부가 캠퍼스 폐쇄를 지시했을때, 우리는 남은 학년도의 비용을 신속하게 재검토 했습니다. 프로그램의 품질 유지와 교육 약속을 위한 헌신적인 직원을 보호하기 위해 원격 학습과 관련된 비용을 제외하고 교육 용품 예산이 동결되었습니다. (그러나 학기 초에 대부분의 소모품이 주문되므로 소모품 예산의 절반 이상이 첫 학기에 소비되었습니다.). 입학연기가 지속되면서 보안, 관리 계약이 축소되고 일부 지원 직원을 휴가로 전환하여 줄였습니다. 동시에 비용을 줄이면서도 협력업체와 협력하여 해당 기간 동안 모든 직원이 적절한 사회적 혜택을 받도록 조치했습니다.

교사들이 전일제(full-time rate)로 임금을받는 이유는 무엇입니까?

교사들은 원격 학습 중에 풀 타임으로 일하며 학생들이 캠퍼스 입학연기 기간 동안 계속적으로 학습 할 수 있는 건장한 프로그램을 제공하고 있습니다. 실제로, 많은 교사들이 창의적이고 학생들을 끌어당길 수 있는 수업을 개발하고 학생들과의 관계 유지를 위해 평소보다 더 긴 시간을 일하고 있습니다. 다른 교육 교직원의 경우 개별 학생 맞춤 프로그램에 변경 되었기 때문에 계속해서 일해오고 있습니다.

지원부서 직원은 어떤 영향을 받습니까?

 학교 폐쇄 동안 학교에서 많은 작업이 계속되었습니다. 예를 들어, 영업소, HR 사무소 및 입학 사무소는 모든 업무를 원격으로 처리하고 있습니다. 입학 연기 기간에 업무가 불필요한 직원은 휴가 처리 되었습니다. 휴가처리는 베트남 노동법에 따른 결정이며 다운사이징 전 권장사항입니다. 또한 휴가처리는 개학 시 가능한 신속하고 효율적인 직원 확보에 도움이 됩니다.

학생이 캠퍼스에 없을 때 자본금이 필요한 이유는 무엇입니까?

자본금 수익은 교육 프로그램 내의 자본항목과 캠퍼스 시설의 유지보수를 지원합니다. 시설의 일상 운영은 포함되지 않습니다. 현재, 자본금 수익은 2017년에 완료된 캠퍼스 개발 프로젝트의 대출금 지불을 포함합니다. (캠퍼스 개발 프로젝트 : 때때로 교체해야하는 교육 자료 및 교실 장비 (예 : 책상, 의자, 악기, 과학 장비) 및 시설의 주요 수리 및 업그레이드). 학생이 캠퍼스에없는 경우에도 비용이 발생합니다. 올 여름, 모든 교실에 적절한 AQI(대기환경지수)를 보장하는 개선된 교실 환기 시스템에 상당한 금액이 지출 될 것입니다. 자본금은 가족이 학년도 내에 UNIS에 입학/교육을 마칠 때와 상관없는 매년 고정된 금액입니다. 현재 학생들은 과거 가족들이 기여한 자본금으로부터 혜택을 받고, 미래 학생들은 현재 가족의 투자로부터 혜택을 받습니다.

내년 2020 ~ 2021년도의 예상 등록인원은 어떻게됩니까?

2020년-2021년 예산은 1145명[현 등록 수]로 디자인 되었습니다. 일반적으로 현시기에 재등록 수를 정확하게 예측할 수 있습니다. 하지만 COVID-19의 영향으로 인해 올해 예측은 힘듭니다 일부 가족은 4분기 수업을 철회했으며, 재 등록을 기대했던 가족의 15 %는 현재 불확실합니다. 새로운 지원자들을 기대하기도 어려울 것으로 보고 있습니다. 그 결과 2020 년에서 2021년까지 등록이 줄어들 가능성을 계획하고 있습니다. 재정적 측면에서 등록이 5 % 감소하면 1,450,000 USD의 매출 손실이 발생하여 긴축정책이 필요하고 등록이 10 % 감소하면 교직원 및 직원의 재편성이 더욱 두각됩니다. 가장 많이 영향받는 학년에 따라 크게 다르지만 등록 감소를 완화하기 위해 비용을 절감 할 수있는 방법에 대한 논의가 진행 중입니다. 동시에, 가을 등록이 가득 찰 수 있도록 기존 대기 가정에게 마케팅 및 홍보 활동을 지속할 예정입니다.

UNIS에 준비금이 있습니까?

학교는 적당한 준비금을 가지고 있으며, 이는 COVID-19와 관련된 많은 불확실성을 예방하는 데에 어느정도 도움이 될 것으로 보고 있습니다. 현재 학교 정책에 따르면 학교의 지속 가능성을 위한 적절한 준비금은 연간 운영 비용의 25 %에 해당합니다. 학교는 아직 이 목표를 달성하지 못했습니다.

UNIS는 COVID-19 기간 동안 다른 학교와 협력하여 양질의 원격 교육 프로그램을 보장하고 학생과 가족을 지원하고 있나요?

베트남 [및 아시아]에 있는 유엔 학교와 독립 학교 공동체의 특징은 항상 ‘협력’이었습니다. COVID-19 동안 저희는 아이디어, 솔루션 및 리소스를 훨씬 더 많이 공유했습니다. UNIS는 지속적으로 전 세계 동료들로부터 배우는 교훈을 통해 혜택을 받고 있습니다. 학교는 또한 원격 학습 과정에서 학생의 진행 상황을 평가하기 위해 프로세스를 구현하고 중요한 조치를 취했습니다. 그렇기 때문에 우리는 이 전례없는 상황에서 학생들의 학습이 계속 완화되었다고 자신있게 말할 수 있습니다.

2020-2021년도 계획 시 학교가 직면한 과제는 무엇입니까?

불확실성이 가장 큰 과제입니다. 지난 주, 우리는 연간 일정, 행사 일정 및 개교의 세 가지 영역에서 계획 수립을 시작했습니다. 결정을 내릴 때, 여러분께 공유 하겠습니다.

또한 다가오는 학년도를 위해 교직원을 면밀히 검토하기 시작했으며 교직원 수를 줄이고 급여 및 수당을 줄이며 여러 계약을 재협상 할 예정입니다.

Jane McGee










先週、ある保護者のグループが私および理事会と会合を持ちました。 休校中の日数に見合った授業料とキャピタル・フィーの払い戻しの可能性について質問があったため、私共は学校の財務計画について説明しました。







  • ASA、コミュニティ・プログラム、バスの料金を払戻ししました。
  • 在校生に対してこの夏のサマープログラムを無料で提供します。
  • 来年度に予定されていた授業料の値上げを撤回し、2019-2020と同程度とします。
  • 2019-2020学年度及び2020-2021学年度について、経済支援プログラムを設立しました。
  • COVID-19によって経済的に困難な状況に直面した家族に対し、個別の授業料支払い計画を検討します。
  • 来学年度に継続して在籍するかどうかについて、返答の期限を延長します。
  • 第4四半期に転校した生徒の家族に対し、以前より柔軟に対処しました。そして第4四半期に転校を余儀なくされた家族に対しては、2020-2021学年度の席の維持を確約しました。





















Jane McGee

Print Friendly, PDF & Email